|
|
|
|
|
|
Об авторе |
|||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
|
|
|
||||||||||||||||
|
|
|
Контакты |
||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||
|
|
|
|||||||||||||||||
|
ЭВМ широко используют при выполнении всевозможных административных и управленческих работ. Снижение стоимости систем и рост производительности микрокомпьютеров за последние несколько лет сделали сложные компактные устройства доступными для небольших фирм. До разработки персонального компьютера только большие фирмы могли пользоваться компьютером, который обычно представлял собой универсальную ЭВМ или миникомпьютер, предназначенный для выполнения сравнительного большого количества работ. Первые появившиеся микрокомпьютеры имели очень незначительную емкость памяти и программы, которые могли работать только на одной ЭВМ. Требовались огромные усилия, чтобы передать данные с одной машины на другую. Ситуация улучшилась при появлении операционной системы СР/М, которая позволила перемещать программу и данные с одной ЭВМ на другую. После этого решительный прорыв на рынке микрокомпьютеров сделала фирма IBM, представив свой персональный компьютер. В то время он не был самой передовой ЭВМ, но маркетинговая сила IBM в сочетании с огромной базой корпоративных потребителей дали свой эффект. IBM PC стал промышленным стандартом. Другие производители спешно выпускали совместимые ЭВМ, которые могли использовать ту же операционную систему и то же программное обеспечение. В условиях жесткой конкуренции цены начали падать, и компьютеры стали доступны всем фирмам. Перечислим некоторые из причин, по которым приобретение компьютера становится необходимостью:
А сейчас рассмотрим некоторые виды программ, которые наиболее часто используются фирмами. Д4А. Редакторы текстовРедакторы для обработки текстов представляют возможности для ввода, редактирования и оформления текстов перед их распечаткой. Значительные сдвиги произошли даже в производительности оформления одноразовых документов, поскольку ошибки могут быть исправлены перед переносом текста на бумагу. Но настоящие преимущества проявляются тогда, когда необходимо создавать в разное время идентичные по своей сути документы. Существует множество способов создания стандартных текстов, предполагающих лишь небольшие изменения в каждом отдельном документе. Один из них заключается в сохранении стандартных абзацев, которые потом вставляются в новые документы Другой способ состоит в создании письма с системой вставных кодов. Параллельно создается отдельный "соединительный" файл, который содержит имя, адрес, приветствие (Уважаемый господин Смит) и любую другую информацию, относящуюся к конкретному письму, скажем, подробности платежей. Стандартное письмо и "соединительный" файл объединяются, что дает в результате отдельное письмо для каждого, кто внесен в список. Редакторы для обработки документов имеют много особенностей, позволяющих сэкономить время. Одна из них - это возможность запоминать часто используемые выражения и участки текста, которые можно вставить из "буфера" ("кармана") нажатием клавиш. Другая способность - контекстный поиск в документе слова или фразы с целью их замены. Это может пригодиться, если, к примеру, компания сменила свое название с "Портер и Портер" на "Портер и сыновья". Редактор текстов может заменить все старые названия на новые. Вносить изменения в набранный на компьютере текст намного проще и быстрее, чем переделывать документы, отпечатанные на пишущей машинке. Во-первых, нужно внести только необходимые изменения, остальная часть текста уже есть в памяти и она будет отпечатана при распечатке файла. Сравните объем работы, который требуется для этого, с необходимостью полностью перепечатывать документ в том случае, если бы текст был напечатан на обычной пишущей машинке. В файл можно вставить дополнительный фрагмент текста. Для этого устанавливают курсор к нужному месту и печатают текст. Редактор текстов может разделить текст на страницы и пронумеровать их, если нужно. Блоки текста могут быть передвинуты, скопированы или удалены, если возникает такая необходимость. Возможности выравнивания текста, подчеркивания или выделения полужирным шрифтом отдельных участков являются стандартными функциями всех текстовых редакторов. В зависимости от программы и типа печатающего устройства участки текста в документе можно выделять различными шрифтами (к примеру, курсивом). Большинство издательских систем имеют программы проверки правописания и словари. Программы проверки правописания могут иногда вводить в заблуждение, поскольку они подтверждают лишь правильность написания слов с орфографической точки зрения, но они не могут заменить неверно употребленное слово по контексту предложения. Как правило, они предлагают на выбор список альтернативных замен. Таким образом, для замены слова требуется только нажать нужную клавишу. В тексте можно обозначить верхние и нижние заголовки (текст сверху и снизу каждой страницы, например, колонтитулы и колонцифры), и они будут отпечатаны во всем документе. Большинство издательских систем могут печатать левые и правые страницы, к примеру, помещать номер страницы в нижнем левом углу на четных страницах и в правом нижнем углу на нечетных страницах. Все эти особенности программы дают возможность создавать качественные письма и документы для рассылки клиентам, что выразится в высоком профессиональном имидже фирмы Д4Б. Электронные таблицы и программы бухгалтерского учетаЭлектронная таблица - это компьютеризованная бухгалтерская таблица. Она подобна огромному листу бумаги, разграфленному на ряды и колонки (обычно более 200 колонок и 4000 рядов). В нее можно вводить текст, числа, даты и проводить вычисления Преимущество этих таблиц перед начерченными карандашом на бумаге состоит в возможности использования формул. При этом если изменить одно из чисел в таблице, автоматически меняется и результат. Так, например, прогноз денежных потоков, который показывает ожидаемые доходы и расходы на последующие 12 месяцев, будет содержать цифровые данные для каждого месяца, месячные суммарные показатели и годовые суммарные показатели по каждой категории. При изменении одного из чисел (скажем, повышение арендной платы в мае), автоматически изменится суммарный показатель за май и суммарная арендная плата за год, в которой будет учтено майское повышение. Скорость, с которой выполняются вычисления, может быть впечатляющей. Большая электронная таблица, содержащая несколько сотен формул, может быть перевычислена за несколько секунд. Табличные процессоры также содержат внушительный перечень готовых подсчетов по разнообразным финансовым и статистическим показателям, таким, как будущая стоимость, амортизация, средняя и дисперсия. Электронные таблицы могут также работать как базы данных, сортируя и отбирая информацию из различных источников. Самые последние электронные таблицы работают как в двух, так и в трех измерениях, так что на экране связанные электронные таблицы располагаются одна за другой, давая трехмерное изображение данных. Пакеты бухгалтерских программ могут выполнять всю работу по счетоводству. Более сложные программы могут также вести дела по учету склада и выписке счетов-фактур. Пакеты бухгалтерских программ, как правило, продаются "модулями". Это значит, что фирма может приобрести ту часть, которая наиболее соответствует ее конкретным потребностям. Иногда модули продаются группами, по нескольку штук, чтобы можно было сформировать целостную систему. Система впоследствии может быть расширена для выполнения дополнительных функций. Наиболее распространенные модули:
Кроме учета продаж и закупок программы могут использоваться для подготовки пробных балансов, отчетов о долгосрочных кредиторах/дебиторах, налоговых отчетов, балансовых форм, расчетов прибылей и убытков. Д4В. Базы данныхБазы данных представляют собой нечто вроде карточных алфавитных каталогов, содержащих расположенные в определенном порядке записи. Тем не менее такое сравнение не очень точное, поскольку базы данных могут находить и ту информацию, которая размешена в середине записей, и могут сортировать записи не только по одной главной характеристике (скажем, по фамилии), но и по любой другой характеристике (такой, как название фирмы или почтовый адрес). К примеру, если бы в карточном каталоге брокера клиенты были размещены по фамилиям, было бы трудно выделить список, показывающий, какие клиенты застрахованы конкретной компанией, хотя эта информация содержалась бы в каждой карточке. Надо было бы просмотреть весь каталог, выписать имя каждого клиента и соответствующего страховщика. Альтернативным вариантом было бы создание двух каталогов: одного, организованного по фамилиям клиентов, и другого, организованного по названиям компаний. Имея базу данных, всю информацию можно хранить в одной записи на каждого клиента, организованной по фамилиям. Потом одной командой можно будет выбрать все подробности о страховщиках, что значительно сэкономит время и усилия. Довольно часто из базы данных можно вызвать информацию для издательской системы, что дает возможность использовать базу данных о клиентах - персональную картотеку - для рассылки корреспонденции. Как только данные входят в систему, их можно исправлять и обновлять. Для очень маленьких объемов информации достаточно иметь обычную картотеку, к тому же, каждый в ней разберется. Однако по мере наполнения все большим количеством записей становится существенной гибкость базы данных. Единственная задача - это изначально ввести все данные и поддерживать их точность. Д4Г. Интегрированные пакетыНа рынке существует ряд комбинированных или "интегрированных" систем, которые в одном пакете сочетают возможности системы обработки текстов, электронных таблиц, управления базами данных, системы деловой графики и коммуникации. Хотя каждая отдельная секция менее производительна, чем единый пакет, такие системы имеют определенные преимущества, что объясняется возможностью легко переходить от одного модуля к другому. Например, от электронной записной книжки к электронному дневнику основных приоритетов, напоминаний и т.д.; это позволит сразу получить доступ к вспомогательной информации при подготовке к встрече и т.п. Или можно перебросить информацию из электронной таблицы в редактор текстов. Можно перевести информацию из одной программы в другую. Обычно это делается посредством какой-либо трансляционной команды. Интегрированный пакет, как правило, стоит столько же, сколько и отдельная программа, и поэтому деньги тратятся на него не зря. Д4Д. Настольные издательские системыНастольное издательство позволяет каждому, у кого есть персональный компьютер, создавать макеты газет и журналов и даже целые книги с иллюстрациями. Наличие широкого выбора шрифтов (гарнитуры) дает возможность печатать тексты так, как будто они набраны на профессиональной наборной машине. Конечные результаты, разумеется, зависят от качества распечатки. Приемлемые результаты дают лазерные принтеры, но все же с худшим качеством, чем получается на наборных машинах Внешний вид законченного продукта определяется количеством напечатанных лазерным принтером точек на дюйм (тнд) При разрешении более чем 600 тнд качество печати ничем не хуже набранного в типографии текста Текст можно подготовить, используя редактор текстов, и потом ввести в специальный пакет Можно сделать и по-другому, напечатав текст прямо в издательской системе. В зависимости от вида текста выбираются шрифты и при желании добавляются иллюстрации Окончательный файл можно или сразу же распечатать (качество изображения от 300 тнд до 600 тнд становится все более распространенным) или записать на диск и послать в бюро печати, где используются наборные машины с высоким разрешением. Иллюстрации можно подготовить на экране, используя программу настольного издательства, но целесообразнее подготовить графику с помощью специального программного обеспечения для рисования или загрузив готовые иллюстрации с диска Фотографии и диаграммы можно просканировать для создания графического изображения, которое пригодно для ввода в настольную издательскую систему. Сканеры похожи на небольшие устройства для копирования фотографий. Они превращает напечатанное изображение в серию электрических сигналов. Д4Е. Экспертные системыЭкспертные системы используют программную технику искусственного интеллекта для применения знаний к конкретным проблемам. Примерами преимущественного использования этой технологии являются: медицинская диагностика; нахождение дефектов в электронной системе и разведка полезных ископаемых Когда человек пытается решить какую-либо проблему, он применяет знания, выводимые путем заключений. Именно эти знания используются для установления двух или трех наиболее вероятных причин и для принятия решений, которые имеют больше всего шансов на успех. Чаще это делается подсознательно. При создании экспертных систем человеческие способности делать заключения и связывать воедино идеи должны быть оформлены в определенную методику (или правила). Человека-эксперта часто мало интересует, как он пришел к какому-то решению. При создании компьютерной экспертной системы этот процесс следует подвергнуть анализу и превратить в точные формулы. Наиболее подходящее применение экспертные системы находят там, где для достижения успеха нужно учесть множество возможностей и определить точные правила При нахождении дефектов в электронной системе могут быть с точностью указаны возможные причины, а также действия по их устранению. К примеру, если не работает принтер, то нужно установить:
И так далее. Все эти состояния легко проверить и успешно исключить те из них, которые не являются возможными причинами отказа. Экспертная система будет достаточно вооружена знаниями, чтобы это сделать и указать на наиболее легкие пути устранения проблемы. Искусственный интеллект - быстро развивающееся направление и пока применяется сравнительно редко. Д4Ж. Электронная почтаЭлектронная почта (или E-mail) является ключевым компонентом офисных автоматизированных систем. В случае если компьютеры или терминалы каким-то образом соединены, пользователи различных систем могут обмениваться сообщениями. Каждая компьютерная система хранит и осуществляет поток сообщений для пользователя. Тем, кто шлет и получает сообщения, нет никакой необходимости использовать компьютеры во время пересылки сообщения, поскольку оно сохраняется до нужного момента. Отправитель, используя программу пересылки почты, создает специальный файл сообщений. После этого можно ввести сообщение и отредактировать его перед пересылкой. В сообщение вводят список получателей. Потом сообщение передается на систему передачи сообщений, которая доставляет его людям, входящим в список. Передача сообщений может быть запрограммирована на нерабочее время. Это можно, к примеру, делать для пользования внепиковыми ставками за телефонные переговоры, если используются телефонные линии. Чтобы извлечь свои сообщения, каждый пользователь запускает специальную программу. Обычно имеется возможность внести изменения в сообщение и отправить его другому получателю. После того, как сообщение прочитают, его можно записать на диск или стереть. Сейчас стало возможным составлять и переписывать мультимедийную почту, состоящую из смеси текста, графики, голоса, факсимильного сообщения и других видов информации. Д43. Защита данныхВ процессе развития компьютерных систем огромное количество информации об образовании, здоровье, финансовой и другой деятельности людей прошло через компьютеры и отразилось в базах данных. Этой информацией можно легко злоупотребить, если бы к ней получили доступ люди с эгоистическими и недоброжелательными побуждениями. Поэтому в каждой стране, уделяющей внимание развитию бизнеса, изданы законы, защищающие информацию о частных лицах, фирмах и правительственных службах. Для каждого, кто садится за компьютер, важно знать законы о защите информации (каким бы простым ни был компьютер и каким бы ограниченным ни было бы его использование).
"Страхование: Принципы и практика"
Поиск информации о страховании на сайте "Знай страхование!"
Поиск страховой информации
|
|
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||
|
|
|
|
||||||||||||||||
|
|
|
|||||||||||||||||
